Come migliorare la produttività sul lavoro

Come migliorare la produttività sul lavoro

 

Essere in grado di dedicare tempo a compiti specifici, completarli e terminare la giornata lavorativa con risultati di qualità è l’obiettivo di tutti. Ma devi sapere come migliorare la produttività sul lavoro per riuscirci. Se non disponi di metodi per organizzarti, gestire il tempo, monitorare le attività e definire le priorità, la tua efficienza può risentirne. E questo non è quello che vuoi.

Stai notando che le tue giornate lavorative sono troppo spesso fuori controllo? Inizi ogni giorno con un piano che ti permetterà di fare tanto, ma presto ti rendi conto di aver definito aspettative troppo elevate? Ti ritrovi a procrastinare o a farti distrarre da attività non pianificate?

Certo, siamo tutti diversi e lavoriamo in contesti con criticità differenti. Ma puoi riprendere il controllo. Se implementi qualche buona abitudine e adotti semplici modifiche al tuo flusso di lavoro quotidiano, una alla volta, puoi iniziare a vedere i miglioramenti nella tua produttività. Ecco alcune facili e pratiche tecniche che puoi apprendere subito e adattare alle tue necessità.

Pianificare per migliorare la tua produttività sul lavoro

Alla base dell’efficienza c’è sempre una buona pianificazione. È necessario che tu abbia chiari gli obiettivi prefissati e che sappia, nel modo più dettagliato possibile, come raggiungerli. Solo in questo modo sarà possibile migliorare la tua produttività sul lavoro. Iniziamo subito.

Fai una lista dei risultati che non possono essere disattesi

Se vuoi aumentare la produttività sul lavoro, la prima e più importante azione da fare è stilare una lista dei risultati cruciali da raggiungere nell’arco della giornata: solo quelli senza i quali non puoi andare avanti nei tuoi progetti. Non farti prendere la mano. Pensa a una lista con tre attività fondamentali per ogni giorno, in modo da mantenere l’attenzione sulle cose più importanti.

È come il famoso esempio dello spazio nel barattolo di vetro. Se nella tua giornata non dai la giusta priorità alle attività da svolgere, molte resteranno fuori. Dunque, tornando al nostro barattolo, la prima cosa da fare è riempirlo con i sassi più grandi (le attività più importanti), poi con quelli piccoli, poi con la sabbia e infine con dell’acqua. Solo così, c’è spazio per tutto e hai la certezza di non trascurare le cose davvero fondamentali.

È una lezione di vita, ma è anche una guida per la tua gestione del tempo. Decidi quali sono le attività cruciali e metti nel barattolo le altre solo dopo che le avrai concluse.

Cronometra e definisci il tempo da dedicare a ogni attività

 Fare una stima precisa del tempo che impieghi a completare ogni attività ti aiuta a quantificarle e a sviluppare una pianificazione più realistica per raggiungere i tuoi obiettivi. Quindi, eviti anche il rischio di importi impegni irraggiungibili, che generano solo frustrazione e stress.

In più, hai la possibilità di imparare a gestire meglio le scadenze per migliorare le tue prestazioni, senza rinunciare alla qualità. Questo semplice approccio ti consentirà di aumentare la produttività sul lavoro.

Organizza la giornata in base alle tue energie

Se è vero che bisogna dare priorità alle cose fondamentali, è anche vero che le nostre energie variano durante la giornata. Dunque, se vuoi la certezza di sapere come essere più produttivi, dovresti tener conto di 2 aspetti:

1. tempo che puoi dedicare a ogni compito;
2. livello di attenzione sostenuto dalla tua energia.

Ma non è così lineare come potresti pensare. Ci sono momenti della giornata in cui riesci a concentrarti meglio e altri con meno qualità. Ma non solo: a prescindere dalle tue energie, molto dipenderà dal livello d’impegno richiesto dall’attività che andrai a volgere.

Quindi, dovrai fare attenzione per capire quando ti senti più energico e concentrato, poiché è un’informazione soggettiva. Non siamo tutti uguali e molto dipende anche dal nostro vissuto e dallo stile di vita che conduciamo.

Inoltre, ognuno di noi presenta attitudini diverse: c’è chi ama i lavori di precisione, ma non apprezza molto il contatto con gli altri, e chi si diverte a inventare soluzioni e fa invece fatica con i compiti più organizzativi. Incrociando le ore della giornata in cui noti di avere più energia, con i compiti che preferisci o meno svolgere, puoi imparare a organizzare le attività in modo da aumentare la produttività.

Mantieni alta la concentrazione per migliorare la produttività sul lavoro

Le distrazioni sono una minaccia costante per la tua produttività sul lavoro. Una chiamata, un messaggio, un collega che ti invita per un caffè, un pensiero personale che non ti lascia in pace. Sono tutte possibilità che ognuno di noi sperimenta ogni giorno. A volte, però, sono talmente invadenti che diventano causa di frustrazione. Vediamo alcune regole per mantenere alta la concentrazione.

#1 Abbandona il multitasking

Sembra impossibile, considerando tutte le sollecitazioni a cui siamo sottoposti ogni giorno. In più, quante volte il multitasking è menzionato tra le caratteristiche richieste in una job description?

Tuttavia, diciamoci la verità, non siamo macchine. La nostra produttività non aumenta affatto se facciamo più cose contemporaneamente. Anzi, perdiamo concentrazione e rischiamo di commettere errori o dimenticare cose importanti.

Se vuoi aumentare la produttività, fai una cosa alla volta. Sarai in grado di farla meglio, completarla più rapidamente e passare all’attività successiva felice e soddisfatto.

#2 Limita interruzioni e distrazioni

Esistono interruzioni inevitabili. Pensa a chi lavora tanto a contatto con il pubblico: rispondere al telefono, o accogliere una persona dal vivo, è qualcosa che non è possibile controllare. Anzi, è un aspetto del proprio lavoro in cui è richiesto di dare il massimo.

Allo stesso tempo, però, ci sono gli imprevisti che puoi imparare a gestire. Fermati un attimo: quando è stata l’ultima volta che hai guardato il cellulare, controllato la tua casella di posta elettronica o aperto una notifica sui social? Queste sono le distrazioni che puoi evitare e che ti rubano inutilmente tempo prezioso.

Per migliorare la produttività personale, è determinante allontanarti dallo smartphone. A meno che non sia uno strumento imprescindibile per il tuo lavoro, puoi lasciarlo nella stanza accanto o silenziarlo. In poche parole, sei tu a decidere come gestire il tuo tempo, non lasciare che siano sciocche distrazioni a governare la tua giornata.

Prenditi cura di te e dell’ambiente

Se è vero che le distrazioni sono una minaccia, è pur vero che il tuo benessere emotivo gioca un ruolo importantissimo per aumentare la produttività. Concediti dello spazio per divertirti e cambiare aria, la capacità di saper gestire le proprie pause, anche solo per chiacchierare e rilassarti è fondamentale. Ecco alcuni accorgimenti per ritagliarti del tempo tutto per te e sentirti più appagato.

#1 Svegliati presto

Se sei di quelli che fanno suonare la sveglia più volte prima di tirarti fuori dal letto, questo consiglio ti farà sgranare gli occhi. Ma la verità è che svegliarsi presto ha il grosso vantaggio di darti tempo per iniziare la giornata nel modo giusto.

Piuttosto che catapultarti nelle cose da fare, puoi dedicare alcuni minuti alla lettura, a una colazione sana, a un po’ di esercizio fisico o alla meditazione. In questo modo, i tuoi primi passi nel giorno saranno più concilianti, con un impatto incredibile sulla tua produttività.

#2 Mantieni in ordine scrivania e ufficio

Si parla tanto di decluttering in riferimento alla casa, ma la verità è che trascorriamo tanto tempo anche al lavoro. Se vuoi liberare i tuoi spazi di vita, è bene mettere ordine anche in ufficio. Liberati del superfluo. È incredibile quante carte siamo in grado di accumulare nei cassetti e sulla scrivania. Assegna un posto a ogni cosa. L’organizzazione ha il potere di:

  - ridurre l’ansia;
  - aiutarti a pensare con chiarezza;
  - evitare di perdere tempo a cercare documenti o altro.

Migliorare la produttività sul lavoro significa anche abbandonare l’idea di perfezione

È piuttosto comune tardare la conclusione di un’attività, o la consegna di un lavoro, perché non ci sembra mai abbastanza adeguato. Vogliamo che sia perfetto. Ma la verità è che la perfezione non esiste. Quello che conta è dare il massimo possibile nell’ottica di ottimizzare anche il tempo e raggiungere gli obiettivi.

Pianificare, mantenere alta la concentrazione, prenderti cura di te: le tecniche e gli strumenti utili a essere più produttivi sono tanti. Noi di Qsfera abbiamo disegnato un corso sulla gestione del tempo rivolto a tutti coloro che sentono il peso di troppe cose da fare.

Dunque, se vuoi acquisire gli strumenti pratici per organizzare le tue giornate, imparare a definire le priorità, acquisire abitudini sane e più produttive, ora hai la possibilità di farlo. Contattaci senza impegno e inizia subito il tuo percorso per migliorare la produttività sul lavoro. Vedrai che ti aiuterà moltissimo anche a conciliare le varie sfere della tua vita.

 

  fabiola-giffoni-q-sfera  

Scritto da: Fabiola Giffoni


Coach e Formatrice specializzata in ambito business. Per Qsfera e per Studio Essepi affianca imprenditori e collaboratori per fare chiarezza sugli obiettivi del mangement, facendo emergere il potenziale degli stessi, per il raggiungimento di risultati personali e professionali.