4 aspetti chiave per organizzare e condurre riunioni efficaci

4 aspetti chiave per organizzare e condurre riunioni efficaci

 

Organizzare e condurre riunioni efficaci richiede un insieme di abilità spesso sottovalutate da leader e manager aziendali.

A prescindere dal tipo di riunione, che sia per pianificare un progetto o discutere la risoluzione di un problema, è un momento in cui costruisci delle relazioni. Non si tratta di un mero e semplice scambio di informazioni.

Indire una riunione significa aver considerato diverse dinamiche che influenzeranno i partecipanti e i risultati attesi. Non importa se sarà con i tuoi collaboratori, un nuovo partner commerciale o un cliente, ogni riunione deve essere pianificata nei minimi dettagli.

Tieni presente che, a differenza di quanto si possa credere, sono attività molto costose. Soprattutto, se consideri il tempo che tutti i partecipanti spenderanno e lo metti in relazione ai risultati che ne otterrete. Dunque, non dovresti soffermarti solo sull’obiettivo finale, ma anche sulla gestione del tempo e degli aspetti umani che si manifesteranno durante l’incontro.

Costruire relazioni con i tuoi interlocutori ti permette di consolidare gli sforzi e di trasformare la riunione in un momento di crescita per la tua azienda. Ecco 4 aspetti chiave per pianificare con oculatezza e condurre riunioni efficaci.

Perché organizzare e condurre riunioni efficaci avvantaggia la tua azienda

Le riunioni sono un mezzo importante per mantenere il tuo team sincronizzato e portare avanti le iniziative aziendali senza intoppi. Che tu abbia bisogno di condividere informazioni, avviare un nuovo progetto con un cliente o un fornitore, raccogliere feedback o prendere decisioni, ci sono moltissimi vantaggi nell’indire una riunione. A patto che tu sia consapevole di come organizzarla e condurla.

Ci sono riunioni efficaci e riunioni inutili. Queste ultime le riconosci perché sembrano continuare all’infinito, senza mai arrivare al punto. E quando finalmente ne esci, ti chiedi perché eri lì. Le riunioni efficaci, invece, lo sono perché mirano a 3 vantaggi imprescindibili per la crescita della tua azienda:

 - fanno sentire i partecipanti soddisfatti e carichi di energia;
 - raggiungono gli obiettivi prefissati e mettono in moto nuove dinamiche di crescita aziendale;
 - richiedono una minima quantità di tempo e riducono i costi.

Sebbene esistano numerosi consigli per gestire in modo ottimale una riunione, il contesto in cui ti trovi, le persone che hai difronte e gli obiettivi da perseguire cambiano l’approccio e la conduzione. Ma ci sono alcuni aspetti chiave che fanno sempre la differenza. E, siccome una volta speso, il tempo non torna indietro, andiamo subito al sodo.

1) Definisci un obiettivo chiaro della riunione

Una riunione efficace serve a uno scopo utile. Ovvero, devi ottenere un risultato. Affinché accada, deve essere chiaro quale sia l’ordine del giorno e a quale obiettivo mira. È la bussola che indica la direzione, il centro da cui partire.

Questo ti permette di pianificare la riunione con consapevolezza e di mantenerla focalizzata e centrata, senza perderti in divagazioni. Non solo, avere ben chiaro l’obiettivo ti consente di individuare quali siano i punti che richiedano un’analisi dettagliata e distinguerli da quelli che invece possono essere risolti tramite e-mail.

Pianificare ogni incontro con obiettivi chiari e perseguibili significa ottimizzare e rendere la riunione efficace, riducendo il rischio di finire fuori tema. Solo quando hai definito il risultato finale puoi pianificare i contenuti della riunione e determinare chi debba essere presente.

2) Stabilisci delle regole e una scaletta

La tua riunione dovrebbe seguire una serie di regole di base che determineranno il modo in cui la condurrai. Alcune riunioni possono essere più formali di altre, a seconda dell'agenda e dei partecipanti. Ma definire degli standard e rispettarli aiuta a condurre riunioni efficaci e professionali, per raggiungere i tuoi obiettivi con il minimo sforzo o interruzione.

Per esempio, decidi come debbano essere usati smartphone, o altri strumenti di lavoro durante l’incontro. Definisci se i partecipanti possano interrompere mentre qualcuno sta parlando, oppure se è prevista una sessione di domande alla fine.

Dunque, individuato l’obiettivo e stabilite le regole, procedi con la scaletta. Prepara un programma dettagliato e il materiale necessario. Se possibile, distribuiscilo ai partecipanti in anticipo, in modo che arrivino allineati e preparati all’incontro.

Inoltre, è fondamentale, per la buona riuscita della riunione, invitare solo le persone necessarie. Coinvolgere chi non serve porta solo confusione e dispendi di energie inutili.

3) Gestisci il tempo con saggezza

Il tempo è denaro. A volte però questo tempo nelle riunioni si perde, e il denaro si spreca. La produttività si abbassa, la demotivazione cresce, così come la frustrazione. Un circolo vizioso che devi evitare. Perciò, stabilisci prima un orario di inizio e di fine lavori e fai in modo che sia rispettato.

Il tempo sprecato in una riunione è tempo perso per tutti i partecipanti. Quindi, a partire dall'obiettivo dell’incontro, tutto ciò che accade nella riunione dovrebbe essere orientato al suo raggiungimento. In caso contrario, è superfluo e non dovrebbe essere considerato.

Un aspetto importante per condurre riunioni efficaci è assicurarsi che tutti rispettino il tempo assegnato per i loro interventi. Inizia e finisci la riunione nelle tempistiche stabilite. Qualunque cosa possa essere fatta al di fuori dell'orario della riunione è là che dovrebbe restare.

4) Dai spazio a tutti e dedica del tempo al debriefing

Quando si tiene una riunione, ciascun membro del team è importante per il raggiungimento degli obiettivi prefissati. Ecco perché è necessario creare un clima di fiducia e serenità, all’interno del quale ognuno si senta incoraggiato a intervenire. Non deve essere un comizio in cui solo una persona parla, ma uno scambio costruttivo di informazioni che porti a delle azioni concrete.

Ascoltare le opinioni, riducendo al minimo i pregiudizi, aumenta considerevolmente il livello di successo delle riunioni aziendali. E prima che l’incontro finisca deve essere chiaro il “chi fa cosa”. Ogni partecipante dovrà conoscere i propri compiti, per essere fin da subito operativo e focalizzato sull’obiettivo.

Saper organizzare e gestire riunioni efficaci è un’abilità ancora troppo spesso sottovalutata. E nonostante siano temute da tutti, in realtà sono uno strumento importante e fondamentale per il successo aziendale.

Come condurre riunioni efficaci per rilanciare la crescita aziendale

Organizzare e condurre riunioni efficaci è molto più che avvisare il tuo team, o accordarti con un cliente, del fatto che vi riunirete in un determinato luogo e momento. Servono pianificazione, ordine e regole di base. Sempre che tu non voglia ritrovarti nel mezzo di un meeting infinito che non porta a nulla.

Con un obiettivo chiaro in mente, e il rispetto dei 4 aspetti chiave che abbiamo appena visto insieme, sarai sulla buona strada per condurre con successo le tue riunioni. Data la frustrazione che investe la maggior parte delle persone quando percepiscono di aver sprecato tempo, sapere come organizzare riunioni efficienti fa bene a te e all’azienda.

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Scritto da: Fabiola Giffoni


Coach e Formatrice specializzata in ambito business. Per Qsfera e per Studio Essepi affianca imprenditori e collaboratori per fare chiarezza sugli obiettivi del mangement, facendo emergere il potenziale degli stessi, per il raggiungimento di risultati personali e professionali.